华东政法大学印信管理办法

第一条 为加强本校各级行政部门印信管理使用工作,提高工作效率,特制定本办法。
第二条 印章的管理和使用
    (一)各级行政部门印章的刻制、颁发和收缴工作,由校长办公室根据上级有关规定和校关于行政机构没置、撤并的决定统一办理。
如非一级机构,因工作需要刻制公章或者专用章,有关部门须提出申请报告,由校长办公室审核同意后,根据有关规定予以刻制、颁发。
    (二)印章的启用。新印章启用,印章保管人应填“印模卡”送校长办公室。必要时,应及时将启用本部门新印章的日期和印模(用蓝色印油,以示第一次使用)函告有关机关、单位,函的落款处仍需盖印(无论原印还是新印,均应用红色印油)。
    (三)印章的停用。有关部门如变更名称、隶属关系,印章保管人应在领用新印章后一星期内,填“上交印章登记单”,连同原印章向校长办公室交销。有关部门如系合并或撤销,应在工作结束后即填“上交印章登记单”,连同印章向校长办公室交销。
    (四)印章的管理。部门负责人应指定专人负责保管印章。为保障印章的绝对安全和正常使用,必须严格遵守以下原则:
    1.印章保管人不得擅自委托他人代管印章,如暂离岗位一段时间,由部门负责人自管或指定他人临时代管印章;
    2.印章应存放在牢固的保险柜或抽屉内,随用随开,用毕上锁。节假日停用印章时,要检查安全措施;
    3.印章不得被带出部门外使用;
    4.印章应常清洗,适时添加印油,确保盖印清晰;
    5.印章如有遗失、被盗窃和被伪造等情况,一经发现,应即追查处理,并书面报告部门负责人和校长办公室。
    (五)严格履行盖印审批手续:
    1.各级行政部门的印章,须经本部门负责人签署或者口头同意后方可盖印。如校及院(系)、部、所、馆等负责人在某项工作方面,可委托其所属办公室负责人代行签署用印;
    2.外发公文盖印,严格履行办文程序,以相应的负责人在文稿上签发为准,应同时在文稿上盖印;
    3.本校毕业、结业、学位等各类证书和聘书、奖状等,由各该职能部门造册、审核后到校长办公室办理用印手续;
    4.以学校名义签署的合同、协议、意向书,以及报送的统计表、报表等重要文本和申报材料,需由主办部门提出,署明编报人(或联系人),部门负责人审签,报请分管校长批准后方可盖印;
    5.印章保管人还负有用印监督权。监阅用印内容有无用印的必要,监阅本部门负责人有否“同意”用印,如经“同意”的,发现问题要及时向负责人反映,不能盲目用印,放弃监督;
    6.有关部门的职能证明(如结婚、身份、调房、汇款单,等等),应由各该职能部门或所在部门用印。如有的证明须用校的名义,应先由各该职能部门拟就证明稿,报经分管校长批准后方可用印;
    7.其他常规用印,须由各该职能部门统一办理批准手续,并用印登记。
第三条 介绍信的管理和使用
    (一)我校行政联系工作介绍信,由校长办公室印制。各级行政部门因工作需要,可以申请领用空白介绍信;空白介绍信用完之后,可凭介绍信存根换领。
     有的行政部门因工作特殊需要,经分管校长同意,可以自行印制本部门的联系工作介绍信。
    (二)介绍信一般由印章保管人保管。介绍信保管与印章同样,要确保安全。
    (三)履行开具介绍信审批手续:科、室有关人员因公外出,需开具处级部门介绍信时,一般应经科、室负责人同意;如需开具校行政介绍信时,一律经处级部门负责人同意,并出具介绍信或批条到校长办公室转开介绍信。
    (四)师生员工因个人事宜,要求单位出具介绍信联系的,须报请部门负责人同意和派员前往联系,本人应该回避。
    (五)严禁开具空白介绍信,严禁介绍信及其存根的内容不一致。介绍信开出后未使用的,应退交介绍信保管人,粘贴在存根上。
    (六)介绍信的书写:
    1.对方单位的名称应写全称或规范化简称;
    2.被介绍人的姓名、身份要如实填写,并写清人数。涉及有一定秘密内容的事项,还应写明政治面貌;
    3.接洽事项要写明主要内容,不能过简地写“联系工作”、“商洽问题”等含混不清的词语,数字要大写;
    4.介绍信的开具日期(当天)和有效时限(一般本市七天、外地三十天)要写明;
    5.在落款处和骑缝处盖好印章。
第四条 为确保全校行政部门印信的安全和正确使用,校长办公室应建立印信检查监督制度。
第五条 本办法经校长批准实施。前《华东政法学院印信管理办法》同时废止。