会议室管理办法

发布者:系统管理员发布时间:2011-03-02

华东政法大学会议室管理办法

  第一条 制定目的
  为加强会议室的使用管理,优化资源配置,提高使用效率,充分发挥会议室的作用,更好地为教学、科研、管理等服务,结合学校实际情况,制定本办法。
  第二条 管理部门
  校长办公室为会议室的管理部门,统一调配各会议室的管理和使用。
  第三条 功能定位
  学校现有会议室作如下功能安排:
  (一)本办法所指的会议室主要包括贵宾接待室、普通会议室和大型报告厅(能容纳100人以上);
  (二)贵宾接待室主要用于接待外宾和重要来宾;
  (三)普通会议室主要用于校级、各职能部门、二级学院(部)办公会议、科研和教学会议等;
  (四)大型报告厅主要用于各类学术会议、报告会、校级大型活动等。
  本办法所指的会议室原则上不作为教学授课使用。
  第四条 借用原则
  原则上学校会议室不对外租借,但与学校或各部门(学院)有合作关系的单位除外。有关单位应与学校签订场地租赁合同,学校按照会议室规格及使用时间收取相应的费用。
  第五条 申请程序 
  (一)各部门(学院)使用会场前,至少提前一天在OA系统上向校长办公室提出申请登记,并注明会场室号、时间、议题及需要的设备(话筒、投影机、DVD、VCD、茶水等),经校长办公室批复确定同意后方可使用;
  (二)双休日或节假日使用会议室须提前在工作日预约申请(寒、暑假除外);
  (三)严格按照会议室功能安排使用。各部门(学院)超越使用范围使用会议室的,须经分管校领导批准,并履行登记手续后使用;
  (四)因未办理登记手续、登记不及时或不明确而造成会议延误的,自行承担责任。
  第六条 日常管理
  (一)借用会议室必须提前预约,不提前预约的会议一般不予安排。
  (二)借用学校大型报告厅的,在网上借用的同时,须书面填写《华东政法大学会议室借用备案表》,递交至校长办公室。
  (三)使用视频会议系统,在网上借用会议室的同时,须书面填写《华东政法大学使用视频会议系统申请表》,递交至校长办公室,经批准后方可启动视频会议系统。
  (四)网上借用会议室的操作流程为:登陆0A系统>网上办公>办公自动化>会议管理>创建。
  (五)借用会议室遵循“先申请先使用”原则,但以下情形除外:
    1.外事接待优先于校内使用;
    2.全校性会议优先于部门召开的会议;
    3.学校临时召开的重要会议优先于其他会议。
  (六)会议室一经借用,会务工作一般由使用单位派人负责,会议室使用完毕后,及时通知会议室管理人员。
  (七)使用单位在使用前应认真检查室内设备完好情况,爱护室内公用设备。
  (八)使用会议室时应保持室内环境卫生。
  (九)对于不按规定使用会议室的,会议室管理部门可予以规劝、制止。
  第七条 解释
  本办法由校长办公室负责解释。
  第八条 施行
  本办法由校长批准,自公布之日起施行。